E.S.E. Hospital Regional Occidente
La E.S.E. Hospital Regional Occidente, en cumplimiento de la normatividad colombiana aplicable a las entidades públicas y con el propósito de garantizar un canal oficial, seguro y oportuno para la recepción de comunicaciones provenientes de autoridades judiciales y administrativas competentes, dispone del siguiente correo electrónico exclusivo para notificaciones judiciales:
Correo oficial para notificaciones judiciales
Este buzón constituye el canal electrónico institucional dispuesto por la E.S.E. Hospital Regional Occidente para la recepción de notificaciones judiciales, providencias, actuaciones procesales y demás comunicaciones que legalmente deban remitirse al correo electrónico destinado para tal finalidad.
Finalidad de este canal
El correo electrónico de notificaciones judiciales está habilitado principalmente para la recepción de comunicaciones relacionadas con:
- Notificaciones provenientes de despachos judiciales.
- Autos admisorios de demandas.
- Mandamientos ejecutivos o de pago.
- Providencias judiciales.
- Acciones constitucionales.
- Acciones de tutela.
- Demandas y sus respectivos anexos.
- Citaciones y requerimientos provenientes de autoridades judiciales.
- Comunicaciones relacionadas con procesos judiciales en los que intervenga la E.S.E.
- Comunicaciones de autoridades administrativas cuando la normativa disponga su remisión al buzón de notificaciones judiciales.
- Convocatorias y comunicaciones relacionadas con procedimientos de conciliación extrajudicial cuando legalmente corresponda.
- Otras comunicaciones que, de acuerdo con la legislación colombiana, deban dirigirse al buzón electrónico oficial para notificaciones judiciales de la entidad.
Uso exclusivo para notificaciones judiciales
El correo:
es un canal destinado específicamente a notificaciones y comunicaciones de carácter judicial o aquellas que legalmente deban remitirse al buzón judicial de la entidad.
Por lo tanto, este correo no deberá utilizarse como canal ordinario para:
- Peticiones generales.
- Quejas.
- Reclamos.
- Sugerencias.
- Denuncias ciudadanas que deban tramitarse mediante PQRSD.
- Solicitudes de información pública.
- Solicitudes de historias clínicas.
- Solicitudes relacionadas con citas o servicios de salud.
- Facturación.
- Solicitudes comerciales.
- Hojas de vida.
- Propuestas de proveedores.
- Correspondencia administrativa ordinaria.
Para estos asuntos deberán utilizarse los canales institucionales correspondientes disponibles en la sección de Atención y Servicio a la Ciudadanía y en el sistema de PQRSD de la E.S.E. Hospital Regional Occidente.
El envío de una solicitud administrativa ordinaria al correo de notificaciones judiciales no modifica por sí mismo la naturaleza de la solicitud ni las reglas legales aplicables a su radicación y trámite.
Recomendaciones para el envío de una notificación
Para facilitar su identificación, gestión, trazabilidad y remisión oportuna a la dependencia competente, se recomienda que el mensaje incluya información suficiente sobre la actuación correspondiente.
Cuando aplique, deberá indicarse:
Identificación del despacho o autoridad
- Nombre del juzgado, tribunal, corporación o autoridad remitente.
- Ciudad o distrito judicial.
- Datos de contacto institucionales.
Identificación del proceso
- Número de radicación.
- Tipo de proceso o actuación.
- Nombre de las partes.
- Calidad en la que interviene la E.S.E. Hospital Regional Occidente.
Asunto del mensaje
Se recomienda utilizar un asunto suficientemente descriptivo.
Por ejemplo:
NOTIFICACIÓN JUDICIAL – Radicado [número] – [Despacho judicial]
Documentos adjuntos
Cuando corresponda, deberán adjuntarse los documentos necesarios para surtir la respectiva comunicación o notificación, tales como:
- Providencia objeto de notificación.
- Demanda.
- Anexos.
- Autos.
- Oficios.
- Citaciones.
- Memoriales.
- Documentos requeridos por la respectiva actuación.
Los documentos deberán remitirse en formatos digitales legibles y procurando que los archivos no se encuentren dañados, incompletos o protegidos de manera que impida su consulta.
Acuse de recibido
El buzón institucional de notificaciones judiciales deberá encontrarse configurado para generar un acuse de recibido automático al remitente.
Este mecanismo permite dejar constancia técnica de la recepción del mensaje en el buzón institucional.
El acuse automático no constituye por sí mismo un pronunciamiento de la E.S.E. sobre:
- La procedencia de la actuación.
- El contenido de la comunicación.
- La competencia de la autoridad.
- La validez de los documentos enviados.
- El cumplimiento de requisitos procesales.
- Los términos procesales que resulten aplicables.
Los efectos jurídicos de cada comunicación o notificación serán los establecidos por la legislación procesal aplicable y determinados, cuando corresponda, por la autoridad competente.
Fecha y hora de recepción
Las comunicaciones electrónicas recibidas a través de este canal serán gestionadas conforme a las disposiciones legales, procesales, administrativas, documentales y tecnológicas aplicables.
La determinación del momento en que una notificación se entiende surtida y del inicio de los respectivos términos procesales dependerá de las normas aplicables a cada jurisdicción, actuación y procedimiento.
Por esta razón, la información publicada en esta página no modifica ni reemplaza las reglas procesales sobre perfeccionamiento de las notificaciones y cómputo de términos.
Seguridad del correo electrónico
Para contribuir a la seguridad de las comunicaciones, se recomienda que las notificaciones sean enviadas desde las cuentas institucionales u oficiales de los respectivos despachos, autoridades, apoderados o remitentes legitimados.
La E.S.E. podrá aplicar controles tecnológicos destinados a:
- Detectar archivos maliciosos.
- Prevenir virus y código dañino.
- Controlar correo no deseado.
- Detectar intentos de suplantación.
- Proteger la infraestructura tecnológica.
- Preservar la disponibilidad e integridad de sus sistemas.
Estos controles de seguridad deberán aplicarse sin impedir injustificadamente la recepción de comunicaciones judiciales legítimas.
Documentos y archivos adjuntos
Para facilitar la consulta de la información se recomienda utilizar formatos digitales ampliamente compatibles, especialmente PDF, cuando resulte apropiado.
Cuando una comunicación incluya múltiples documentos, se recomienda:
- Identificar claramente cada archivo.
- Evitar nombres genéricos como
documento1.pdf. - Comprobar que todos los anexos puedan abrirse correctamente.
- Verificar que el contenido sea legible.
- Informar en el cuerpo del correo la relación de documentos adjuntos.
Cuando por su tamaño los documentos no puedan adjuntarse directamente al mensaje, el remitente deberá utilizar los mecanismos admitidos por la legislación y por la respectiva autoridad judicial, garantizando que la E.S.E. pueda acceder efectivamente a la documentación.
Protección de datos personales e información reservada
Las comunicaciones judiciales pueden contener datos personales, datos sensibles, información de salud, historias clínicas u otra información sometida a reserva.
La E.S.E. Hospital Regional Occidente realizará el tratamiento de dicha información de acuerdo con:
- La Constitución Política.
- La legislación sobre protección de datos personales.
- Las reglas de reserva de la historia clínica.
- Las disposiciones procesales aplicables.
- Las normas de gestión documental.
- Las políticas institucionales de seguridad de la información.
La información recibida por este canal será utilizada para las finalidades relacionadas con la atención de la respectiva actuación judicial, administrativa o jurídica y para el cumplimiento de las obligaciones legales de la entidad.
Gestión documental y conservación
Las comunicaciones recibidas a través del buzón de notificaciones judiciales forman parte de la gestión institucional y deberán someterse a los procedimientos aplicables de:
- Radicación.
- Distribución.
- Gestión documental.
- Archivo.
- Trazabilidad.
- Seguridad de la información.
- Conservación documental.
La utilización del correo electrónico como mecanismo de recepción no exime a la E.S.E. del cumplimiento de sus obligaciones relacionadas con la gestión de documentos electrónicos de archivo.
Marco normativo
El canal electrónico para notificaciones judiciales de la E.S.E. Hospital Regional Occidente se encuentra fundamentado, entre otras disposiciones, en:
Ley 1437 de 2011
Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo – CPACA.
Su artículo 197 establece que las entidades públicas de todos los niveles deben disponer de un buzón de correo electrónico exclusivamente para recibir notificaciones judiciales.
La misma normativa regula las notificaciones realizadas electrónicamente a las entidades públicas dentro de la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo.
Ley 2213 de 2022
Establece y fortalece la utilización de tecnologías de la información y las comunicaciones en las actuaciones judiciales y regula diferentes aspectos relacionados con el uso de canales digitales dentro de los procesos judiciales.
Ley 2220 de 2022
Estatuto de Conciliación, cuyas disposiciones contemplan la utilización del buzón electrónico previsto en el artículo 197 del CPACA para determinadas comunicaciones dirigidas a entidades públicas.
Ley 527 de 1999
Regula el reconocimiento jurídico de los mensajes de datos y aspectos relacionados con la utilización de medios electrónicos.
Ley 1712 de 2014
Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional.
Resolución MinTIC 1519 de 2020
Establece estándares y directrices aplicables a la publicación de información en los sitios web de sujetos obligados y contempla la publicación del correo electrónico destinado a notificaciones judiciales dentro de la información de contacto institucional.
Demás disposiciones aplicables
Se aplicarán igualmente las normas que modifiquen, adicionen, reglamenten o sustituyan las anteriores y las disposiciones procesales especiales correspondientes a cada actuación.
Canal oficial
Notificaciones judiciales
Correo electrónico:
[email protected]
Entidad:
E.S.E. Hospital Regional Occidente
NIT:
807.008.843-6
Sede principal:
Calle 6ª No. 4-89, barrio Kennedy
Municipio:
Cáchira, Norte de Santander, Colombia
Código postal:
546030
Teléfono institucional:
+57 311 803 9584
Importante
Este correo se encuentra habilitado específicamente como buzón institucional para notificaciones judiciales.
Para peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, denuncias, solicitudes de información y demás comunicaciones ciudadanas que no correspondan a una actuación judicial, utilice los canales oficiales de Atención a la Ciudadanía y PQRSD disponibles en nuestro portal institucional.
www.esehospitalregionaloccidente.gov.co
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